Mitarbeiter zahlen die Zeche der Digitalisierung
Stuttgart, 28. August 2018. Digitale, vernetzte, interaktive Arbeit geht mit hohen Effizienzverlusten einher: Beschäftigte machen 30 Prozent mehr Überstunden als noch vor fünf Jahren, um ihr Tagwerk zu schaffen; die Produktivitätseinbußen steigen auf 30 Prozent. Zu diesem Ergebnis kommt eine groß angelegte Online-Studie der AKAD Hochschule Stuttgart in Zusammenarbeit mit der tempus GmbH, an der im Frühjahr 2018 über 1.200 Angestellte, Entscheider und Selbstständige teilnahmen. Deutschlands größte Studie untersucht die Möglichkeiten und Herausforderungen modernen Arbeitens.
Studienleiter Prof. Dr. Daniel Markgraf: „Digitales, interaktives Arbeiten bedeutet, sich mit zahlreichen Informationen und Anforderungen gleichzeitig auseinanderzusetzen. Der Einzelne ist davon schnell überfordert und wird unzufrieden, weil er mit viel Arbeit nur wenig erreicht.“ Gaben die Befragten in der Arbeitseffizienzstudie von AKAD und tempus 2013 an, durchschnittlich sechs Überstunden pro Woche zu leisten, sind es nun bereits 7,5. „Im Grunde sind wir zur 6-Tage-Woche zurückgekehrt“, bringt es der Professor für Marketing und Innovationsmanagement auf den Punkt.
Vordenker in Sachen Büro-Effizienz und tempus-Geschäftsführer Jürgen Kurz spitzt die These weiter zu: „Die Beschäftigten arbeiten im doppelten Sinne umsonst, denn Überstunden sind in der Regel unbezahlt und führen aufgrund der Effizienzverluste nicht dazu, dass die Produktivität gesteigert wird.“
Wir verzetteln uns
Bedenkliches Ergebnis der Studie: Weniger als die Hälfte aller Beschäftigten kann konzentriert arbeiten. Durch permanente Ablenkung haben 84 Prozent den Eindruck, zu viel zu arbeiten, ohne dass es genügt. Jürgen Kurz ergänzt: „Nach meiner Erfahrung nutzen die Menschen digitale Instrumente und Hilfsmittel viel zu wenig, um sich die Arbeit zu erleichtern. Die gestiegene Ineffizienz trotz der immer besser werdenden Technik und den mobilen Möglichkeiten macht die Mehrarbeit zunichte, die Produktivität sinkt ungeachtet aller Anstrengungen.“
„Stattdessen“, führt Daniel Markgraf die Ergebnisse der Studie an, „resultieren beispielsweise Probleme bei Schnittstellen, technische Schwierigkeiten und nicht digitale Prozesse und Unterlagen – würde man diese aufsummieren – in einem Arbeitszeitverlust von rund 30 Prozent.“ Diese Zahlen bestätigen auch den Eindruck von Jürgen Kurz aufgrund seiner Beratertätigkeit: „Schlechte Arbeitsorganisation, langwierige Meetings und zahlreiche Ablenkungen prägen den Alltag. Hauptgrund für die zunehmende Ineffizienz ist die Digitalisierung: Die Menschen beherrschen die technischen Möglichkeiten nicht.“
Immer erreichbar – trotzdem keine Zeit
Dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter unter diesen Bedingungen leidet, wird in der aktuellen Studie ebenfalls deutlich: So fühlt sich mehr als die Hälfte der Befragten von der permanenten Erreichbarkeit via E-Mail belastet; 2013 waren es noch 42 Prozent. Am Beispiel des zentralen Kommunikationstools zeigt sich, dass die Arbeit bis ins Privateste vorgedrungen ist: Über 40 Prozent der Studienteilnehmer gaben an, E-Mails selbst im Bett oder auf der Toilette zu bearbeiten. Mehr als zwei Drittel macht auch außerhalb der Arbeitszeit – nach Feierabend, sonntags oder im Urlaub – keine E-Mail-Pause. Dennoch antworteten immer noch rund 45 Prozent der Befragten, für die Bearbeitung wichtiger E-Mails fehle ihnen die Zeit; und mehr als zehn Prozent verschwenden ein Drittel ihrer Arbeitszeit durch den ineffizienten Umgang mit E-Mails.
Aufgabe: Konsequent Entlastung schaffen
Die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, statt zu ihrem Spielball zu werden, darin sieht Jürgen Kurz die große Herausforderung für die Unternehmen. Er rät dazu, sich mit den Möglichkeiten moderner Anwendungssoftware stärker vertraut zu machen und sich mit ihrer Hilfe konsequent von unnötigen Aufgaben zu entlasten: „Im mobilen Arbeiten etwa steckt ein riesiges Effizienzpotenzial; so gewinnen Mitarbeiter mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Das nützt dem Unternehmen und ist gleichzeitig der beste Burn-out-Schutz für die Angestellten.“
Die Studienergebnisse im Überblick:
-Die 6-Tage-Woche ist zurück – Überstunden sind seit 2013 um 30 % gestiegen
-Unternehmenserfolg in Gefahr: 30 % Produktivitätsverlust durch ineffiziente Arbeitsorganisation
-Weniger als 50 % der Befragten kann konzentriert arbeiten
-84 % hat den Eindruck, zu viel zu arbeiten, ohne dass es genügt
-Mehr als 40 % der Befragten bearbeitet E-Mails auch im Bett
-Über 50 % ist von der permanenten Erreichbarkeit gestresst
Hinweis: Die komplette Studie können Sie downloaden unter: www.buero-kaizen.de/studie2018
Die Büro-Kaizen®-Methode beruht auf dem japanischen Kaizen-Prinzip („Kai“ = Veränderung, „zen“ = zum Besseren).
Ziel ist es, die Dinge Schritt für Schritt nachhaltig zu optimieren:
– zuerst die Arbeitsplätze,
– dann die Abteilung
– und schließlich das gesamte Unternehmen.
Im Mittelpunkt des Kaizen-Prinzips steht der Mensch mit seinem Potenzial und nicht die Maschine oder der Berater.
Die Mitarbeiter werden als Experten an ihren Arbeitsplätzen gesehen. Ihre Kenntnisse und Kreativität müssen aktiviert und in einem ständigen Verbesserungsprozess genutzt werden.
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