Expertenkommentar von Rydoo
Die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen ist in vollem Gange. Bereits seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen akzeptieren und spätestens 2028 müssen alle Rechnungen in einem digitalen Format ausgestellt werden, das der Norm EN 16931 entspricht. Die Politik sieht das als wichtigen Schritt zu mehr Compliance im Finanzwesen und zur Digitalisierung. Für zahlreiche Unternehmen bedeutet das, dass sie das Software-Setup ihrer Buchhaltung nun auf Komptabilität überprüfen oder sogar modernisieren müssen.
Bei der E-Rechnung ist es mit dem klassischen PDF-Anhang nicht getan. Sie erfordert spezielle, standardisierte Formate, welche die Buchhaltungs-Software und ERP-Systeme der Empfänger automatisch und ohne manuelle Intervention verarbeiten können. Daraus resultieren in der Theorie zahlreiche Vorteile wie beispielsweise transparentere Finanzströme, Real-Time-Sichtbarkeit oder auch effizientere Prozesse mit einer niedrigeren Anfälligkeit für Fehler. Um davon zu profitieren, braucht es einige wichtige Grundlage: Die richtige Software.
Für Unternehmen mit internationalen Kontakten stellen einmal mehr auch die verschiedenen Gegebenheiten unterschiedlicher Länder eine Herausforderung dar. Der Aspekt, dass die E-Rechnung mit unterschiedlicher Geschwindigkeit Pflicht wird, löst sich noch von selbst; Was aber bestehen bleibt, sind je nach Land verschiedene regulatorische Anforderungen sowie unterschiedliche Dateiformate und Standards.
Schneller, genauer und sicherer durch integrierte Software
Um Fälschungen zu vermeiden und Authentizität zu garantieren, kommen digitale Signaturen und sichere Netzwerke zum Einsatz. Moderne ERP- und Finanzsysteme bieten häufig integrierte E-Invoicing-Funktionen oder APIs zur Anbindung an diese. Ist eine direkte Integration nicht verfügbar, können Middleware oder spezialisierte Dienstleister die Compliance und Formatkonvertierungen sicherstellen. Lösungen wie Rydoo optimieren diesen Prozess, indem sie integriertes Spesenmanagement und automatisierte Spesen-Compliance-Prüfungen zur Verfügung stellen, um die vielfältigen regulatorischen Anforderungen zu erfüllen.
Sobald eine E-Rechnung eingeht, prüft das System des Empfängers sie automatisch anhand von Bestellungen oder Belegen. Danach wird sie entweder zur Zahlung freigegeben, oder Unstimmigkeiten werden. Diese automatische Validierung reduziert manuelle Fehler und verbessert damit Genauigkeit und Effizienz.
Gelingt dies, markieren E-Rechnungen den Übergang zu einer neuen Ära des digitalen Finanzwesens, in der Compliance an erster Stelle steht. Das Gute: Unternehmen, die digitale Compliance proaktiv umsetzen, profitieren oft schon früh von Vorteilen wie einem reibungsloseren und transparenteren Cashflow, weniger Betrugsfällen und effizientere Arbeitsabläufen.
Daher sollten sie schnellstmöglich nach Lösungen oder Upgrades für ihr ERP-System suchen, die die E-Rechnung mit all ihren Facetten in unterschiedlichen Ländern und Formaten unterstützten und außerdem einfach in ihre bestehende Technologieinfrastruktur integriert werden können. Solche Lösungen wie beispielsweise Rydoo helfen dabei die Compliance in verschiedenen Ländern sicherzustellen, sind einfach anwendbar und bringen alle Vorteile des digitalen Compliance-First-Accounting.
Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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