Strukturierte KI-Erfassung und Übersicht aller Telefon-Kundenanfragen
Mit der Integration der KI-Telefonassistenz „Hey Telo“ in die pds Software gewinnen Handwerksbetriebe Zeit und Übersicht: „Hey Telo“ nimmt zuverlässig Anrufe entgegen, legt alle Anliegen automatisch strukturiert als Aufgabe oder Serviceauftrag in der pds Software ab und entlastet Teams insbesondere bei hohem Telefonaufkommen oder bei Nichterreichbarkeit – ohne Personal zu ersetzen. So bleiben Betriebe rund um die Uhr erreichbar und starten jeden Tag mit einer klar gegliederten Übersicht aller Kundenanfragen.
Mit der Integration von „Hey Telo“ erweitert die pds GmbH ab sofort ihr digitales Ökosystem für Handwerksbetriebe. Durch die Anbindung der KI-Telefonassistenz werden eingehende Anrufe vollautomatisch entgegengenommen, in strukturierte Aufgaben und Serviceaufträge umgewandelt und direkt in die pds Software sowie die mobile pds Mitarbeiter App überführt – eine spürbare Entlastung für Betriebe, insbesondere bei hohem Anrufaufkommen, nach Feierabend und am Wochenende.
Kein Anruf geht mehr verloren
„Hey Telo“ ersetzt keine Mitarbeiter, sondern fängt zuverlässig alle Anrufe auf, wenn das Team im Kundengespräch ist oder geballte Nachfrage herrscht. Auch außerhalb der Geschäftszeiten prüft „Hey Telo“ gezielt, ob die Weiterleitung an den Notdienst nötig ist, und sorgt dafür, dass wichtige Anliegen nicht auf der Mailbox landen oder Rückrufe vergessen werden. Die strukturierte Erfassung jedes Kundenanliegens – von der Terminanfrage bis zur Störungsmeldung – erfolgt direkt in der pds Software mit klarer Zuordnung und transparentem Verlauf. Damit spart der Betrieb wertvolle Zeit: Rückrufe, das Abhören von Mailboxen und das Führen von Zettellisten entfallen, aktuelle Anliegen sind für das Team jederzeit klar und mobil abrufbar.
Automatische Anlage von Serviceaufträgen
Zudem bietet die tiefgehende Integration von Hey Telo und pds Software die Möglichkeit, Serviceaufträge automatisch anzulegen. Mit der Telefon-KI von Hey Telo als Ergänzung zu pds Software landen Serviceanfragen automatisch in pds Software. Hey Telo erkennt Kundendaten über die Telefon- oder Kundennummer und legt neue Serviceaufträge direkt an. Fehlt eine Zuordnung, wird automatisch eine Aufgabe im CRM der Handwerkersoftware erstellt. Über das pds Service-Dashboard sind alle Aufträge transparent sichtbar und können schnell eingeplant und an Monteure verteilt werden. Diese sehen anschließend in der Service App von pds die Anrufdetails sowie weiterführende Informationen zur technischen Anlage. So entsteht ein nahtloser digitaler Serviceprozess.
Einheitliche Prozesse mit persönlicher Note
Dank Zugriff auf Kontaktdaten aus der pds Software kann „Hey Telo“ auch Anrufer persönlich begrüßen und zugewiesene Aufgaben automatisch anlegen. So sehen Betriebe bereits am Morgen alle Anfragen, die nach Feierabend oder am Wochenende eingegangen sind – perfekt vorbereitet zur Bearbeitung. Gleichzeitig steigert die Lösung die Erreichbarkeit: keine Warteschleife, Rückrufoptionen und schnelle Notfallweiterleitung inklusive.
„Mit der Anbindung von Hey Telo schaffen wir für Handwerksbetriebe mehr Struktur und Entlastung im Alltag. Die Lösung sorgt nicht nur für eine bessere Erreichbarkeit, sondern vor allem für Übersicht und effiziente Abläufe im Tagesgeschäft“, erklärt Bastian Kohlmeyer, Head of Product Growth bei pds. „Unser Anspruch ist es, Digitalisierung im Handwerk greifbar zu machen – Hey Telo ergänzt bestehende Prozesse sinnvoll, ohne sie zu ersetzen. Dank der modernen API-Schnittstelle lässt sich die Lösung in kürzester Zeit und ohne Programmieraufwand direkt mit der pds Software verbinden.“
Christopher Grittner, Mitgründer des familiengeführten Anbieters Hey Telo, ergänzt: „Gerade in Handwerksbetrieben ist das Telefon oft Dauerstress – mehrere Anrufe gleichzeitig, volle Leitungen und kaum Zeit, alle Rückrufe zu dokumentieren. Genau hier setzt Hey Telo an: Die KI-basierte Telefonassistenz ist immer erreichbar, freundlich und vollständig in die pds Software integriert. So wird kein Anruf vergessen und das Team hat endlich wieder mehr Zeit für die eigentliche Arbeit und wertschöpfende Tätigkeiten.“
Weitere Informationen mit Video: https://pds.de/software/multi-cloud/telefonassistenz-hey-telo
Über pds
Mit 50 Jahren Branchenerfahrung entwickelt die pds GmbH digitale Lösungen für alle Prozesse im Handwerk und Bau: von der Kalkulation über das Bestellwesen, Lagerwirtschaft, Serviceaufträge und Ressourcenplanung bis zur Rechnung sowie optional einem ganzheitlichen Finanz- und Personalwesen. Damit deckt pds Software alle Anforderungen des Bauhaupt- und Baunebengewerbes vollumfänglich ab – bei beständiger Flexibilität der Softwaremodule. Bereits über 45.000 Anwender organisieren mit pds Software ihre Geschäftsabläufe ganzheitlich, voll digital, mobil über moderne Apps und auf Wunsch jederzeit verfügbar in der Cloud. Rund 200 Mitarbeitende und ein dichtes Partnernetzwerk betreuen die Kunden bundesweit. Weitere Informationen: www.pds.de
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