Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement in der deutschen Cloud
docuvita solutions erweitert das Cloud-Dokumentenmanagementsystem docuvita online mit einem Modul zur E-Mail-Archivierung
Thierhaupten, 17. November 2015 – Die im bayerischen Thierhaupten ansässige docuvita solutions GmbH, Spezialist für Dokumentenmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen, hat ihr Online Dokumentenmanagementsystem docuvita online um ein neues Modul zur E-Mail-Archivierung erweitert.
Nach geltender Rechtsprechung handelt es sich bei geschäftlichen E-Mails zu kaufmännischen Sachverhalten um empfangene bzw. abgesandte Handelsbriefe, die nach HGB aufbewahrungspflichtig sind. „Seit Anfang 2015 die GoBD in Kraft getreten sind, haben gerade kleine Unternehmen bei der rechts- und steuersicheren Aufbewahrung von E-Mails und elektronischen Dokumenten den Nachholbedarf erkannt“ erläutert Gerd Schäffer, Geschäftsführer der docuvita solutions GmbH.
(Anm.: GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Die E-Mail-Archivierung unterstützt nahezu alle verfügbaren Mailsysteme mit IMAP-Zugriff. Microsoft Exchange eigene Journal-Postfächer werden ebenso unterstützt wie Google Apps for Work. Das docuvita-System speichert jede E-Mail nur ein einziges Mal und gibt den Empfängern und dem Absender darauf Zugriff.
Neben der rechtskonformen Archivierung der Mails eignet sich docuvita online auch zum Verkleinern der Mail-Postfächer, da nicht mehr alle Mails im Mailsystem verbleiben müssen. Die Recherche ist jederzeit direkt in docuvita über den gesamten Volltext möglich. Auch der Inhalt der Anhänge wird in die Suche einbezogen.
Alle Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren verarbeitet und gespeichert.
Die docuvita solutions GmbH liefert Lösungen zum unternehmensweiten Management von Dokumenten, den damit verbundenen Prozessen sowie zur revisionssicheren Archivierung. Neben dem klassischen Projektgeschäft betreibt die docuvita solutions GmbH das Cloud-Angebot docuvita online (www.docuvita-online.de). Es ermöglicht auch kleinen Unternehmen ohne große Anfangsinvestitionen kostengünstige und rechtskonforme Archivierung und Dokumentenmanagement zu betreiben.
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