PowerPoint-Nutzung: Zeitfresser und mangelhafte Umsetzung des Corporate Designs
Mitarbeiter in deutschen Büros verbringen im Schnitt täglich eine Stunde damit, in PowerPoint Präsentationen zu erstellen. Davon entfallen durchschnittlich 24 Minuten (40 Prozent) allein auf die Formatierung. Zu diesem Ergebnis kommt eine repräsentative Studie der GfK im Auftrag der Made in Office GmbH. Die Studie zeigt auch, dass ein Großteil der Formatierungsarbeit – 34 Prozent der Gesamtarbeitszeit mit PowerPoint – aus immer gleichen, wiederkehrenden Prozessen besteht. Diese Prozesse lassen sich mit Hilfe von Makros und Add-ins speziell für PowerPoint automatisieren. Pro Mitarbeiter würden so im Schnitt knapp 7 Stunden monatlich frei, die für andere Aufgaben genutzt werden könnten. Ein weiteres überraschendes Ergebnis der Studie: Obwohl Mitarbeiter so viel Zeit damit verbringen, ihre Präsentationen zu formatieren, entsprechen diese meist nicht dem korrekten Corporate Design des Unternehmens. Dies gilt für 70 Prozent der ausschließlich intern verwendeten Präsentationen, noch schlechter sieht es entgegen der Erwartung im Außendienst aus. Hier sind sogar drei Viertel (75 Prozent) der Präsentationen nicht CD-konform. Abhilfe schaffen könnten auch hier spezielle PowerPoint-Tools, die es beispielsweise erlauben, neu erstellte Präsentationen auf Knopfdruck in das aktuelle Corporate Design zu überführen. Die Ergebnisse der Studie stehen unter http://www.made-in-office.com/de/beratung/powerpoint-studie/ kostenfrei zum Download zur Verfügung.
Die GfK-Studie offenbart die größten Zeitfresser bei der Arbeit mit PowerPoint. Die meisten Präsentationen werden nicht komplett neu erstellt, sondern basieren auf bereits vorhandenen. Dabei müssen einzelne Folien inhaltlich überarbeitet und im Design angepasst werden. Die Formatierung besteht zum Großteil aus wiederkehrenden Abläufen. Hier liegt ein beachtliches Optimierungspotenzial: Im Schnitt könnten 34 Prozent der Zeit, die mit PowerPoint gearbeitet wird, durch Automatisierung eingespart werden. Mit Hilfe von PowerPoint-Makros und -Add-ins verschaffen Unternehmen ihren Mitarbeitern somit mehr Zeit für deren Kernaufgaben. Darüber hinaus lässt sich mit entsprechenden Tools eine höhere CD-Konformität in Präsentationen erzielen, was wiederum zu einer einheitlicheren Markenkommunikation des Unternehmens beiträgt.
Für die repräsentative Studie, die von der Made in Office GmbH (www.made-in-office.com) in Auftrag gegeben wurde, hat die GfK insgesamt 1.017 Arbeitnehmer in deutschen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zu ihrer PowerPoint-Nutzung befragt. Die Mitarbeiter stammen aus Unternehmen der Branchen Versicherungen und Finanzen, Chemie, Pharma, Automotive, Energie, Industrie, Konsumgüter, Logistik und Dienstleistungen. Die Online-Befragung bestand aus 41 Fragen. Der Auftraggeber der Studie, die Made in Office GmbH aus Köln, ist ein Anbieter von Softwarelösungen zur Steigerung der Effizienz und Produktivität beim Einsatz von Microsoft Office in Unternehmen.
Die Made in Office GmbH mit Sitz in Köln ist der in Deutschland führende Anbieter von Softwarelösungen auf Microsoft Office-Basis, die der Steigerung von Effizienz und Produktivität in Unternehmen dienen. Als zertifizierter Microsoft-Partner hat sich Made in Office auf die Beratung und Entwicklung von Lösungen für Excel, Outlook, PowerPoint, Word sowie Access spezialisiert und damit eine weltweit einzigartige Kompetenz aufgebaut. Mit seinen 30 Mitarbeitern entwickelt Made in Office neben maßgeschneiderten Lösungen auch Software-Produkte für Office. Das Portfolio an Standardsoftware, die Made in Office bei Bedarf auch an individuelle Anforderungen seiner Unternehmenskunden anpasst, umfasst derzeit drei Lösungen: „empower“ zur optimierten Erstellung von Power Point-Präsentationen, „documenter“ für die professionelle Gestaltung Word-basierter Korrespondenz und schließlich „dashbook“, ein auf Excel basierendes KPI-Dashboard zur Visualisierung der wichtigsten Kennzahlen eines Unternehmens. Seit der Gründung im Jahr 2005 hat Made in Office schon zahlreiche Projekte für namhafte Unternehmen realisiert. Zu den Referenzkunden zählen unter anderen: Allianz, AXA, BASF, Beiersdorf, Bertelsmann, BMW, Continental, Evonik, Ford, Johnson & Johnson, RTL, RWE, Siemens, Standard & Poors, Volkswagen und viele mehr.
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