Virtual Office – und meine Firma ist immer erreichbar.
Nicht nur in Zeiten von Corona & Co., sondern eigentlich jeden Tag, ist die Erreichbarkeit der eigenen Firma eine der wichtigsten Prämissen im Umgang mit den eigenen Kunden.
Um dieses zu bewerkstelligen, bedienen sich immer mehr Unternehmen eines sogenannten „virtual office“ (zu deutsch: „virtuelles Büro“) – also einem Dienstleister, der die tägliche Post entgegen nimmt, auf Wunsch Anrufe im Namen des eigenen Unternehmens beantwortet, die Wünsche des Kunden aufnimmt und als Telefonnotiz weiterleitet.
Aber auch andere Leistungen, wie bspw. das Einscannen und Weiterleiten der eingegangenen Post auf elektronischem Wege, die Erledigung von Schriftverkehr oder Erstellung von Rechnungen, Vorbereitung der Buchhaltung, die Reservierung von Restaurants, Zugtickets, Flügen uvm.
All das kann ein virtueller Assistent in einem virtuellen Office leisten. Diese sind quasi die ausgelagerte Sekretärin oder Vorzimmerdame.
Das ist im Zeichen des digitalen Wandels auch gut so, denn auch die Arbeitsweise in den Betrieben hat sich ja gewaltig verändert. Heute ist der Chef oft auswärts bei Kunden, auf Baustellen oder in Meetings. Die früher im Büro noch anfallenden sonstigen Arbeiten sind durch elektronische Prozesse längst so optimiert, dass eine eigene Teilzeit- oder Vollzeitkraft nicht mehr ausgelastet – geschweige denn oftmals aus den eigenen Erträgen bezahlt werden kann.
Oder was ist bspw. im Falle von Urlaub, Krankheit oder Krisen, wie wir sie derzeit erleben? Wer kümmert sich dann um die Post oder geht ans Telefon, wenn ein Kunde anruft?
Was also ist da naheliegender, als auch genau diese Dienste auszulagern – und zwar so, wie sie gebraucht werden.
Doch die Entscheidung für ein Businesscenter, virtuelles Büro oder Telefonsekretariat ist niemals eine schwarz-weiße Entscheidung. Es ist ein Back-Office, dass man bei Bedarf jederzeit einfach und dynamisch „dazuschalten“ oder auch wieder „abschalten kann“ – bspw. dann, wenn „Not am Mann“ ist.
Teuer? Nein, keinesfalls. Die Leistungen werden in der Regel dem tatsächlichen Bedarf so individuell angepasst,
dass der Kunde auch nur das bezahlt, was er benötigt. Und zwar auch nur, wenn er es braucht bzw. nutzt.
Jeder selbständige Unternehmer, egal ob Dienstleister oder Online-Shop Betreiber, Handwerker oder Existenzgründer – irgendwann stellt sich doch immer die Frage, ob man die eigene Adresse im Impressum seiner Web-Seite stehen haben möchte oder eben nicht.
Was passiert bspw. mit den Rücksendungen derer Kunden, die über den Online-Shop bestellt haben. Wer nimmt diese entgegen, wenn der Postbote morgens, mittags oder abends vor der Türe steht und sie loswerden will?
Ein Businesscenter kann da helfen, denn es bietet zudem eine ladungsfähige Geschäftsadresse, so dass man die Anschrift ganz offiziell auch zur Gewerbeanmeldung, zur Eintragung ins Handelsregister und eben auch zur Veröffentlichung auf Briefpapier, Rechnungen, Visitenkarten und dem Impressum der eigenen Homepage nutzen kann.
Privates und Geschäftliches trennen.
Denn wer will irgendwann seine Kunden bei sich zu Hause vor der Türe stehen haben, weil sie irgendein Problem mit der Lieferung, der Ausführung der Leistungen oder der erhaltenen Ware haben und „sowieso gerade in der Nähe waren“?
Daher kann ein virtual office auch bereits für Existenzgründer oder Leute, die sich selbständig machen wollen bereits zum Zeitpunkt der Existenzgründung eine sehr hilfreiche Unterstützung sein, indem privates und geschäftliches von Anbeginn getrennt wird und das virtuelle Büro einem den bürokratischen Ballast abnimmt und den Rücken freihält, um sich um das Wichtigste als Unternehmer oder Geschäftsführer kümmern zu können: Das Unternehmen, die Kunden und das Wachstum.
Durch die Auslagerung der Firma in ein „virtuelles Büro“ (virtual office), wie das Businesscenter Niederrhein es beispielsweise für unschlagbare 29,80 Euro/Monat anbietet, fällt es sicherlich sehr leicht, die enthaltenen Vorteile zu erkennen, die diesen Dienst auszeichnen. Optional gibt es – wie bei vielen Anbietern in der Branche – individuell zubuchbare Services, wo aber jeder für sich selbst entscheiden muss, was für seine Anforderungen im Unternehmen sinnvoll ist oder nicht.
https://www.businesscenter-niederrhein.de – das Zuhause für Dein Unternehmen.
Das Businesscenter Niederrhein bietet Unternehmern die Möglichkeit, den Firmensitz zu uns zu verlegen. Du kannst die Adresse dann dafür nutzen, Dein Unternehmen im Handelsregister anzumelden, denn die Adresse erfüllt alle Kriterien einer „ladungsfähigen Anschrift“, so dass sie selbstverständlich auch beim Finanzamt und der Gewerbemeldestelle angegeben werden kann – genauso, wie Du sie auch auf Deinem Briefpapier, Visitenkarten, dem Impressum Deiner Webseite, in Deinen E-Mails … wo auch immer Du Sie angeben möchtest, angeben und nutzen kannst. Es ist der vollwertige Sitz Deines Unternehmens in unserem virtual office und die Adresse ist ladungsfähig.
Dazu gehören natürlich auch die Bank, wo Du für Deine Firma das Konto anmelden möchtest oder der Telefonanbieter, wo Du Dir einen entsprechenden Anschluss bestellen kannst. In beiden Fällen können wir Dir gerne Empfehlungen aussprechen und Partner nennen, bei denen wir bereits im Vorfeld für unsere Kunden vergünstigte Konditionen ausgehandelt haben.
Ansonsten nehmen wir für Dich die Post entgegen und Du entscheidest, was damit passieren soll. Wir können Sie für die aufbewahren, damit Du sie abholen kannst oder wie leiten sie Dir optional (in der Regel 1x wöchentlich) an eine zuvor von Dir angegebene Anschrift weiter. Solltest Du viel unterwegs sein oder Deine Post früher haben wollen, bieten wir Dir auch die Möglichkeit, eingehende Post am gleichen Tag für Dich einzuscannen und Sie die per E-Mail zu senden. Was und wie auch immer DU es möchtest – wir sind bereit dafür.
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