Wissensarbeit im Arbeitsalltag
Whitepaper über das Wissensmanagement nach der Mindmapping-Methode
Alzenau, 20.08.2015 – Nicht selten sind wir uns gar nicht bewusst, dass Wissensarbeit unseren Arbeitsalltag bestimmt. Auch wenn wir vielleicht nicht von Informations- oder Wissensmanagement sprechen, so verbringen doch viele von uns einen großen Teil der Arbeitszeit mit dem Generieren, Verarbeiten und Teilen von Wissen und Informationen sowie nicht zuletzt mit dem Suchen nach ihnen. Wir werden zunehmend für unser Wissen bezahlt, durch das wir einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Wie also können wir möglichst sinnvoll mit Informationen und Wissen umgehen? Und was sollten Unternehmen dabei berücksichtigen? Dieses Whitepaper befasst sich mit den aktuellen Herausforderungen von Unternehmen und Mitarbeitern, zeigt bewährte Möglichkeiten einer produktiven Wissensarbeit auf und stellt die Vorteile von MindManager im Arbeitsalltag dar.
Die Feststellung, wir lebten in einer Informations- und Wissensgesellschaft, ruft heutzutage kaum noch Widerspruch hervor. Für Unternehmen und Organisationen bedeutet dies, dass ihre Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zunehmend wissensintensiv sind und ihre Wertschöpfung zu
einem großen Teil auf Wissensarbeit beruht. Damit wird eine produktive Gestaltung von Wissensarbeit zu einer wesentlichen Herausforderung für Unternehmen und deren Management. Was heißt das konkret?
1. Wissensarbeit produktiv gestalten
Der wohl größte und am leidvollsten erfahrene Produktivitätshemmer für Wissensarbeit ist die schiere Menge an Daten und Informationen, die aufgenommen und aus denen gegebenenfalls Erkenntnis gewonnen, also Wissen abgeleitet werden kann. Ein Grund für diese Flut an Daten und
Informationen ist die hohe Dynamik, mit der sich neues Wissen sowohl in der Unternehmung selbst als auch in deren Umwelt entwickelt. Dieses Wissen kann heutzutage in Form von Daten und Informationen fast in Ist-Zeit weltweit kommuniziert werden. Hinzu kommen die fortgeschrittenen technischen Möglichkeiten, aus einer Vielzahl an IT-gestützten Vorgängen Daten zu erheben, zu analysieren und zeitnah zur Verfügung zu stellen, Stichwort Big Data.
Für eine Organisation, aber auch für jedes einzelne ihrer Mitglieder stellen sich die folgenden Fragen:
– Wie kann der Überblick über den Daten- und Informationsbestand bewahrt werden?
– Was ist relevant und was kann ignoriert werden?
– Und vor allem: Wie kann möglichst effizient Erkenntnis, also Wissen, aus diesen Daten und Informationen gewonnen werden?
Entscheidend dabei ist vor allem die Frage nach dem Erkenntnisgewinn, denn Daten und Informationen an sich stellen noch keinen Wert dar. Erst das daraus gewonnene Wissen versetzt in die Lage, Entscheidungen zu treffen und Handlungen auszuführen, d.h. nur in dem gewonnenen
Wissen liegt das Potenzial für Wertschöpfung. Und nur im Wissen liegt das Potenzial für den entscheidenden Wettbewerbsvorteil in Märkten, die von zunehmend hoher Innovationsdynamik geprägt sind. Es geht also darum, aus wachsenden und kaum noch beherrschbaren Daten- und
Informationsbeständen zeitnah und effizient Wissen zu gewinnen und insgesamt das Wissen (weiter) zu entwickeln.
Aufgrund der großen Menge an vorhandenem Wissen und dessen Entwicklungsdynamik ist ein zunehmend hoher Grad an Spezialisierung notwendig. Dies hat zur Folge, dass gegenseitige Vertretungen von Mitarbeitern immer schwieriger werden, aber auch, dass ein notwendiger
Austausch von Wissen schwieriger wird, weil „man sich nicht mehr versteht“. Der produktive Austausch von Wissen, eine wesentliche Grundlage für die Weiterentwicklung von Wissen und damit letztlich für Innovation, braucht einen Raum eines gemeinsamen Verständnisses
Je höher der Grad an fachlicher Spezialisierung, desto schwieriger ist es, diesen Raum entstehen zu lassen. Wissensaustausch wird darüber hinaus durch die Dezentralisierung von Wissen innerhalb und außerhalb der Organisation erschwert. D.h. die Experten sind unter Umständen über die ganze Welt verteilt, Kommunikation kann nur über technische Medien stattfinden. Gegebenenfalls wissen die Experten noch nicht einmal voneinander (und auch dem Unternehmen fehlt der Überblick über seine Wissensträger). Die Virtualisierung von Beziehungen erschwert das Entstehen des oben erwähnten Raums eines gemeinsamen Verständnisses, der nicht zuletzt auch ein Raum des gegenseitigen Vertrauens ist. Und schließlich der allgegenwärtige Produktivitätshemmer Zeitarmut: Das Ableiten von Erkenntnis (Lernen), das Entwickeln von Wissen, das Treffen von Entscheidungen, das Austauschen von Wissen – all dies findet unter einem immer höheren Zeitdruck statt. Es gilt also, möglichst schnell und effizient einen Überblick über den Daten-, Informations-, und Wissensbestand zu gewinnen als notwendige Grundlage für die oben genannten Prozesse.
2. Der Wissensarbeiter – ein rares Asset
Wenn das Wertschöpfungspotenzial nicht in Daten und Informationen, sondern erst in dem daraus gewonnenen Wissen liegt, dann stellen kompetente und qualifizierte Wissensarbeiter für wissensintensive Unternehmen heute einen, wenn nicht gar den entscheidenden Wert (Asset) dar. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Humankapital. Die Verfügbarkeit dieser Wissensarbeiter ist jedoch durch den demografischen Wandel in den westlichen Industriegesellschaften gefährdet: Erfahrene Wissensarbeiter verabschieden sich in den Ruhestand, Nachwuchskräfte sind am Markt immer schwieriger zu finden.
Für Unternehmen heißt dies:
– Wie kann das wertvolle Wissen der Wissensarbeiter für das Unternehmen gesichert und bewahrt werden?
– Wie kann dieses Wissen möglichst effektiv an andere, an den Nachfolger vermittelt werden?
3. Das Wissen der Organisation in der DIN ISO 9001:2015
In der revidierten Fassung der DIN ISO 90013 wird erstmals auch der Umgang mit dem Wissen der Organisation eine Rolle spielen. Forderungen, welche die Norm diesbezüglich aufstellt,
sind:
1. Eine Organisation muss das für ihre Prozesse und qualitätskonformen Produkte und Dienstleistungen notwendige Wissen bestimmen (Was ist für uns relevant?).
2. Sie muss dieses Wissen aufrechterhalten. Dies heißt nicht nur sichern und bewahren, sondern auch, wo notwendig, kontinuierlich weiterentwickeln und damit aktuell halten.
3. Wann immer erforderlich, muss fehlendes Wissen durch die Organisation erworben werden, und zwar nicht nur aus externen Quellen, sondern auch aus internen, d.h. durch ein systematisches Lernen aus eigenen Erfahrungen, durch das Ableiten von Erkenntnis aus eigenen Daten und Informationen.
4. Vorhandenes Wissen muss in der Organisation vermittelt werden. Der Begriff „vermitteln“ bedeutet dabei mehr als bloßes „zur Verfügung stellen“. Vermitteln impliziert die Intention, Verständnis beim Wissensnehmer zu erzeugen und dessen Lernprozess wirkungsvoll zu unterstützen.
Es gibt also zahlreiche Gründe, sich als Unternehmen mit dem Thema Wissensmanagement, d.h. der systematischen und zielgerichteten Nutzung und (Weiter-)Entwicklung der Ressource Wissen, auseinanderzusetzen. Welche Hilfsmittel stehen nun zur Verfügung, um die oben aufgeführten
Fragestellungen zu adressieren?
4. Prinzipien der Informationsverarbeitung
Für eine effiziente und effektive Informationsverarbeitung, d.h. das Ableiten von Erkenntnis und schließlich Gewinnen von Wissen, sind zwei Prinzipien entscheidend:
– das Aggregationsprinzip
– das Hypothesenprinzip
Zu aggregieren bedeutet, Informationen bereits beim Sammeln zu bündeln, d.h. Wichtiges zusammenzufassen, dadurch zu reduzieren und zu verdichten, Informationen zu strukturieren und in einen (Sinn-)Zusammenhang zu bringen. Das Aggregieren, also „Was gehört zusammen?“, „In welchem Bezug stehen diese Einheiten wiederum untereinander?“, folgt dabei Hypothesen, die bereits sehr früh in diesem Prozess entwickelt werden und die Informationssuche leiten und fokussieren.
Dabei sind Hypothesen frühe Annahmen darüber, was wichtig oder unwichtig ist, bzw. was wie zusammengehört. Aggregation und Hypothesenbildung unterstützen dabei, Informationen nicht wahl- und ziellos zu sammeln, sondern rasch zu verarbeiten und rasch Erkenntnis daraus abzuleiten und darauf aufbauend Wissen zu entwickeln. Sowohl Aggregation von Informationen als auch die Hypothesenbildung als wesentliche Grundlage für die Wissensentwicklung können durch eine visualisierte Darstellung der gedanklich sich entwickelnden Struktur unterstützt werden. D.h. ein Bild, das sich zunächst noch unklar und diffus im Kopf formt, wird auf „Papier gebracht“ und durch diese Externalisierung nicht nur klarer, sondern auch zu einem Referenz- und Ausgangspunkt für die weitere Reflexion. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Wissenslandkarten.
5. Wissenslandkarten weisen den Weg
Eine Wissenslandkarte ist eine grafische Darstellung von Wissensgebieten oder auch Daten- und Informationsbeständen und deren Zusammenhängen, d.h. von der globalen Architektur eines Wissensgebietes. Sie stellen dadurch einen gemeinsamen Kontext oder ein gemeinsames Framework her, auf das sich die Mitarbeiter eines Unternehmens beziehen können, um entweder nach relevantem Wissen zu suchen oder aber auch relevantes Wissen – an der richtigen Stelle – beizutragen. Eine einfache Methode, Wissenslandkarten zu erzeugen, ist das Mindmapping.
Im Folgenden einige Beispiele für unterschiedliche Arten vonWissenslandkarten: Eine so genannte Topic Map stellt ein Thema (Topic) in seinen unterschiedlichen Aspekten und Bezügen dar. Dies kann ganz frei geschehen, d.h. die Struktur der Map entwickelt sich im Entstehungsprozess und ist jeweils spezifisch für das jeweilige Thema bzw. für den jeweiligen Ersteller und dessen individuellen Prozess der Informationsverarbeitung bzw. Wissensentwicklung. In ihrem Entstehungsprozess unterstützt eine solche Topic Map aktiv das Aggregieren von Information sowie die Hypothesenbildung und damit die Aneignung von Wissen (Lernen) durch den Ersteller. Damit ist eine Topic Map ein nützliches Werkzeug im persönlichen Wissensmanagement. Wird die Map gemeinschaftlich in einem Team erstellt, unterstützt sie sowohl das Entstehen eines gemeinsamen Wissensraums als auch das kollektive Lernen und kooperative Entwickeln von Wissen.
Die fertige Map („fertig“ unter Vorbehalt, denn so wie sich das entsprechende Wissen weiterentwickelt, entwickelt sich auch die Topic Map dynamisch weiter) dient als einfache Wissensbasis sowohl im persönlichen Kontext (Ich kann mir selbst rasch einen Überblick über ein Thema verschaffen, das ich ggf. schon vor längerer Zeit bearbeitet habe) als auch im Kontext eines Teams. Im Team kann die Map dabei helfen, das Spezialwissen von Experten zumindest in seinen Grundzügen für andere zugänglich zu machen und damit das Teilen und gemeinsame Weiterentwickeln zu ermöglichen oder auch schlicht in Vertretungssituationen zu unterstützen. Für eine Verwendung im Team kann eine standardisierte Grundstruktur der Map hilfreich sein, um eine rasche und möglichst unaufwändige Rezeption durch alle Teammitglieder zu unterstützen.
Im Folgenden ein Beispiel für eine solche Grundstruktur: Eine Organisations-Wissenslandkarte nimmt nicht ein einzelnes Thema, sondern das gesamte Unternehmen oder einzelne Bereiche dieses Unternehmens in den Blick und macht sichtbar, wo im Unternehmen welches Wissen vorhanden ist – sei es in Form von Dokumenten und anderen Wissensquellen (Intranet-Seiten, Wiki-Artikeln) oder auch in den Köpfen der Experten. Eine solche Wissenslandkarte bietet dann tatsächlich im Sinne einer Landkarte Orientierung bei der Suche nach Wissen, indem sie die organisationale Wissensbasis sichtbar macht.
Eine solche Wissenslandkarte kann wie folgt aufgebaut sein: Die Größe der jeweiligen Äste zeigt die Wertigkeit des jeweiligen Wissensfeldes (Priorisierung) an oder auch den Reifegrad des Wissens. Eine solche organisationale Wissenslandkarte beinhaltet darüber hinaus ein strategisches Moment: Sie zeigt nämlich die relevanten Wissensfelder der Organisation (Fokussierung) sowie deren Reifegrad (organisationales Lernen). Sie kann damit die wissensorientierte Strategieentwicklung unterstützen („Wo sind wir stark? Wo haben wir Bedarf?“) und als Ignoranzfilter dienen („Welches Wissen gehört nicht in unseren Scope?“). Vor allem Letzteres ist ein sehr hilfreicher Orientierungsrahmen für die Mitarbeiter hinsichtlich der täglichen Bewältigung der Informationsflut.
Die Debriefing-Map oder Expert-Map schließlich unterstützt beim sogenannten Expert Debriefing, also beim Wissenstransfer im Falle eines Wechsels oder Ausscheidens von Mitarbeitern. Das Expert Debriefing selbst besteht aus Interviews, in denen der ausscheidende Mitarbeiter (Wissensträger) sein Wissen mündlich an seinen Nachfolger oder auch eine größere Gruppe von Personen (Wissensnehmer) weitergibt. Diese mündliche Weitergabe wird begleitend in einer Map dokumentiert und visualisiert, und zwar für alle Teilnehmer sichtbar während des Interviews. So können sowohl der Wissensgeber als auch der/ die Wissensnehmer unmittelbar verfolgen, wie sich das Erzählte als Struktur formt und darstellt, und können, falls notwendig, eingreifen und diese Struktur verändern, sodass sie am Ende dem eigenen „Bild im Kopf“ entspricht. Auch hier empfiehlt es sich, mit einer recht einfachen Grundstruktur zu beginnen.
Warum sind Wissenslandkarten im Wissensmanagement ein so mächtiges Instrument? Sie verbinden eine textliche Aufbereitung von Wissen – in sehr knapper Form – mit der Visualisierung der Zusammenhänge und der Struktur und damit des Kontextes. Letzterer wiederum ist grundlegend für ein richtiges Verständnis und eine angemessene Einordnung der einzelnen Knowledge Nuggets (kleinste Wissenseinheiten) und damit die Basis für eine mögliche Weiterentwicklung des dargestellten
Wissensbestandes.
6. Knowledge Visualization – ein Bild sagt mehr als 1000 Worte
Die Visualisierung von Wissen hat sich in den letzten Jahren im Wissensmanagement zu einem der zentralen Themen entwickelt. Was sind die Gründe?
– Eine bildliche Darstellung kann in der Regel komplexe Zusammenhänge, abstrakte Sachverhalte oder auch größere Daten- und Informationsmengen (auf einen Blick) nachvollziehbar machen.
– Sie unterstützt den Erkenntnisgewinn darüber hinaus durch Mustererkennung.
– Das Bild kann Kontextwissen (das so genannte Big Picture) mit vermitteln, indem es die Zusammenhänge sichtbar macht.
– Es kann durch seine Symbolkraft das so genannte implizite Wissen, also dasjenige Wissen, das sich kaum in Worte fassen lässt, sichtbar machen und dient damit dem Wissenstransfer.
– Visualisierung kann – durch die Aktivierung weiterer Gehirnbereiche – die Kreativität und damit die Generierung neuen Wissens anregen, indem sie Interpretationsräume und Spielräume, im wahrsten Sinne des Wortes, eröffnet.
– Sie kann überhaupt erst motivieren, sich überhaupt mit einem Sachverhalt zu beschäftigen, weil sie neugierig macht und einlädt, sie zu ergründen und zu verstehen.
7. Fazit
Wissenslandkarten bieten im Wissensmanagement viele Vorteile:
– Sie machen auch große Informationsmengen verständlich und verarbeitbar.
– Sie verschaffen einen (schnellen) Überblick über den Wissensbestand.
– Was wissen wir?
– Wo im Unternehmen ist dieses Wissen vorhanden?
– Sie machen (implizite) Zusammenhänge sichtbar, wodurch sich auch komplexeres Erfahrungswissen und Kontextwissen darstellen und vermitteln lässt.
– Dadurch unterstützen sie eine rasche Informationsverarbeitung und damit letztlich das Verstehen.
– Sie können als Ignoranzfilter dienen.
– Was sind unsere Themen und was nicht?
– Wie hängen diese zusammen?
– Was wissen wir dazu (nicht)?
– Dadurch unterstützen sie eine klare Wissensstrategie und Fokussierung.
Wissenslandkarten sind damit ein zentrales Werkzeug einer Lernenden Organisation, d.h. einer Organisation, welche die Verarbeitung von Information mit dem Ziel, daraus Erkenntnis zu gewinnen und schließlich handlungsrelevantes Wissen zu entwickeln, auf allen Ebenen – der individuellen, kollektiven und schließlich organisationalen – ermöglicht und unterstützt.
Das Mindmapping ist dabei mit seiner Kombination von textlicher und visueller Darstellung eine pragmatische Möglichkeit, Wissenslandkarten einfach und mit wenig Aufwand zu erstellen. Einfachheit und geringer Aufwand sorgen dafür, dass die Motivation, Wissen in dieser Form zu dokumentieren und dadurch zu teilen deutlich größer ist als bei einer rein textlichen Dokumentation. Hinzu kommt, dass die Dynamik der Erstellung und kontinuierlichen Anpassung und Weiterentwicklung mit der Dynamik des Wissenszuwachses Schritt halten kann.
Über Mindjet
Mindjet bietet Software-Lösungen für Innovations- und Projektmanagement, die alle Projektphasen inklusive Informations- und Aufgabenmanagement visuell und dynamisch unterstützen. Von der ersten Idee, über die Bewertung und Skizzierung verschiedener Szenarien, bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss dienen die Produktlinien MindManager und SpigitEngage führenden Unternehmen bei ihren Projekten und Innovationsprozessen.
MindManager kombiniert als zentrales Arbeitsinstrument die MindMapping-Methode mit Projekt- und Aufgabenmanagement-Funktionen und erhöht damit die Produktivität von Einzelnutzern und Teams bei der Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit. Die häufigsten Einsatzbereiche sind Informations-, Wissens- und Projektmanagement und zwar branchen- und abteilungsübergreifend.
Auf der SpigitEngage-Plattform werden Ideen und Vorschläge zu verschiedenen Themen generiert, bewertet und kommentiert, so dass sich die vielversprechendsten Ideen leicht identifizieren lassen. Dabei kann eine große Anzahl an Mitarbeitern, Kunden oder Partnern sinnvoll eingebunden und deren Wissen und Erfahrungen für nachhaltige Innovationen genutzt werden.
Mindjet hat seinen Hauptsitz in San Francisco und verfügt über Niederlassungen in den USA, UK, Frankreich, Deutschland, Schweiz, Schweden, Japan und Australien. Bereits über 83 Prozent der Fortune 100™-Unternehmen setzen Mindjet-Software ein.
Weitere Informationen unter: www.mindjet.de
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