Klemmbrett adieu: Fünf Tipps für Modernes Mängelmanagement

„… nun steh“ ich hier und weiß nicht weiter!“
Wie Ihnen QR-Codes aus dieser schwierigen Lage helfen können

Nicht wenige hoch bezahlte Ingenieure, Gutachter und Bauleiter verzweifeln regelmäßig an der Aufgabe, Mängel auf Baustellen und an Gebäuden aufzunehmen. Mit Klemmbrett, Digitalkamera und Maßband ausgestattet wird notiert, fotografiert und gemessen, was das Zeug hält. Denn natürlich möchte man seinen Job ja gut machen.

Zurück im Büro müssen handschriftliche Aufzeichnungen, Sprachnotizen und Fotos umständlich zusammengefügt werden. Hinzu kommen Unmengen von Daten in Form von Excel-Dateien – aber wie integriert man hier die Bilder der Mängel? Fehler schleichen sich ein, Nachbearbeitungszeit und -kosten steigen überproportional. Stress, Gesundheitsprobleme und Ärger mit dem Auftraggeber stehen auf der Tagesordnung – WAS TUN?

Rainer David, Geschäftsführer der DOCby.net GmbH aus Braunschweig, verrät Ihnen, worauf Sie achten müssen, um Ihr Mängelmanagement zu optimieren:

1.Schicken Sie Ihr Klemmbrett und das Maßband „in die Wüste“. Modernes Mängelmanagement beginnt mit dem Gehen neuer Wege. Mit dem richtigen Werkzeug können Sie pro Mangel etwa 20 Minuten Zeit einsparen. Das entspricht einem Einsparungspotenzial von bis zu 57 % gegenüber der üblichen Nachbearbeitungszeit.

2.Sprechen Sie mit Ihrem CEO über die Einführung einer mobilen Datenerfassung, die aus Web-Anwendung und mobiler App besteht. Die Argumente werden für SIE sprechen, denn Sie nutzen für die Mängelerfassung fortan nur noch Ihr mobiles Endgerät (Tablet oder Smartphone) und verarbeiten die aufgenommenen Daten im Office mit der Web-Anwendung. Alle Daten werden synchronisiert, sogar eine offline-fähige Bearbeitung wird unterstützt. Nur wenige Chefs können sich diesen Argumenten verschließen.

3.Keine Lust mehr auf endlose Copy- und Paste-Aktionen? Vermeiden Sie durch die Nutzung der mobilen Datenerfassung zukünftig Medienbrüche, da Fotos, Sprach- und Stifteingaben zum Mangel ab sofort automatisch zugeordnet werden. Ihre Fehlerquote wird minimiert, da die manuelle Zusammenführung der Daten komplett entfällt. Auch dies wird Ihren Chef überzeugen.

4.Sinnvollerweise nutzen Sie die mobile Datenerfassung gleich für Ihr komplettes Mängelmanagement . Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie zukünftig „auf Knopfdruck“ mittels Reportgenerator z. B. Begehungs- und Statusberichte, Mängelanzeigen, Mängelrügen und Freimeldungen gemäß VOB/B usw. erstellen können. Das Gleiche gilt für Abschlussberichte mit Kostenaufstellung – automatisiert und ohne aufwändige Nachbearbeitung. Und – wieder ein Pluspunkt für Ihre Argumentation – Sie binden Externe wie Bauherren, Auftraggeber, Gutachter etc. direkt in die Prozesse mit ein! Diese können wiederum unmittelbar für ihre Gewerke eine Rückmeldung zum Bearbeitungsstand der Mängel geben.

5.Achten Sie darauf, dass die mobile Datenerfassung die Einbindung und Unterstützung von Barcodes und externen Geräten wie Distanzmessern und Infrarotthermometern gewährleistet. Dies garantiert, dass Sie Ihre Aufgabe perfekt meistern – und Ihr Chef zufrieden ist!

Rainer David: “ Stellen Sie sich vor, Sie werden von einem Wohnungsbauunternehmen beauftragt, deren 400 Wohnungen mängelmäßig zu erfassen. Bei einer Durchschnittswohnung mit Flur, Küche, Bad, Wohnzimmer und Schlafzimmer entspricht das zweitausend Räumen. Bei nur vier Mängeln pro Raum sind Sie schnell bei 40.000 Einzelpositionen. Stellen Sie sich nun vor, wie Sie mit Klemmbrett, Stift, Maßband und Fotoapparat jeden Mangel einzeln händisch aufnehmen, beschreiben, fotografieren und dann nach einer langen Begehung in Ihr Büro zurückkehren. Was Sie nun bei der Berichtserstellung erwartet, kann sich jeder unschwer vorstellen…

Und nun ein anderes Szenario. Sie sollen besagte 40.000 Einzelpositionen aufnehmen oder die entsprechenden Gewerke kontrollieren und tun dies mobil – mit Ihrem Tablet oder Smartphone. Jeder Raum wird mit einem zugeordneten QR-Code markiert. Völlig entspannt nutzen Sie die Möglichkeit, mittels dieses QR-Codes einen Live-Bericht von jedem einzelnen Raum einzusehen, der sämtliche Bilder der Mängel, den Stand der Gewerke etc. wiedergibt. Und Ihre Bauherren, Auftraggeber, Gutachter etc. sind direkt mit eingebunden. Die entsprechenden Berichte erzeugen Sie mittels Reportgenerator – und halten dabei alle Vorschriften nach VOB ein. Zudem nutzen Sie den Vorteil, dass Sie zeitgesteuert – z. B. jeden Freitag – per Mail eine Mängelliste aller Gewerke – d. h. aller Bauleistungsbereiche – erhalten. So geht modernes Mängelmanagement heute .

Welche Version bevorzugen SIE?“

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Gründungsjahr 2001 als Technologie-Spin-Off der TU Braunschweig
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– auf die Energie-, Bau- und Immobilienbranche spezialisiertes Software- und Beratungshaus
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– DOC.mobile: mobile Anwendung DOC.mobile zur Erfassung und Verarbeitung von Informationen jeglicher Art (Mängelmanagement, Bautagebuch, TDD, SiGeKo etc.)

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