Mit verteilten Teams und digitalen Lösungen: 5 Handlungsempfehlungen für den Weg aus der Corona-Krise

Karlsruhe, 2. April 2020. Die Corona-Krise stellt Gesellschaft und Unternehmen vor noch nicht dagewesene Herausforderungen. Die Rahmenbedingungen am Markt und Bedürfnisse der Kunden ändern sich rasant. Beinahe alle Unternehmen werden vor die Notwendigkeit plötzlicher Remote-Arbeit gestellt. Doch für manche Unternehmen funktionieren die bisherigen Geschäftsmodelle in der Krise nicht mehr. Flexibilität wird belohnt, und wer schnell auf die geänderten Rahmenbedingungen reagiert, kann gestärkt aus der Krise hervorgehen.

Vor allem die jetzt notwendigen Plattformen, Tools und neuen Arbeitsweisen in verteilten Teams stellen viele Unternehmen vor eine schwierige Aufgabe. Wichtigstes Gebot für diese Unternehmen ist im ersten Schritt, den laufenden Geschäftsbetrieb zu sichern. Zugleich kann die aktuelle Situation auch Anlass sein, das eigene Geschäftsmodell weiterzuentwickeln und neue Ertragsströme zu generieren. Als eines der größten unabhängigen IT- und Beratungshäuser in Deutschland hat EXXETA Unternehmen in zahlreichen Digitalisierungs- und Transformationsprojekten begleitet und auf Basis dieser Erfahrung fünf konkrete Handlungsempfehlungen formuliert, die in der Krise wichtig sind, um den neuen Herausforderungen bestmöglich zu begegnen.

1: Resilienz-Check

Wie kommen wir sicher durch die Krise? Die Antwort auf diese Frage ist für viele mittelständische Unternehmen im Moment von allergrößter Bedeutung. Bevor sie ein Maßnahmenpaket erarbeiten, müssen sie klar definieren, welche Stellen im Unternehmen – Geschäftsbereiche, Prozesse, Infrastrukturen – von den aktuellen Veränderungen am stärksten betroffen sind. Wo liegt der größte Kostendruck? Was verhindert schnelle Entscheidungen? Was lähmt die Organisation aktuell am meisten? Für die Kategorisierung eignet sich das VUCA-Modell. Das Akronym VUCA steht für englischen Begriffe Volatility (Unbeständigkeit), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) sowie Ambiguity (Mehrdeutigkeit) und beschreibt schwierige Rahmenbedingungen, in denen sich ein Unternehmen am Markt bewegt. Anhand der vier VUCA-Dimensionen lassen sich die Resilienz, also die Anpassungsfähigkeit von Unternehmensstrategien, testen und die wichtigsten Bereiche aufzeigen, in denen schnell und direkt erste Erfolge erzielt werden können.

2: Remote Enablement

Zahlreiche Unternehmen schicken den Großteil ihrer Mitarbeiter zum ersten Mal ins Homeoffice. Die Folge ist eine plötzlich steigende Anzahl von externen Zugriffen auf die firmeneigenen IT-Systeme. Damit die Zusammenarbeit in verteilten Teams funktioniert, braucht es jetzt die richtige IT-Infrastruktur und die passenden Plattformen wie z. B. die Office365-Suite von Microsoft. Wichtig dabei ist, dass die Technologien hochverfügbar, skalierbar und ausfallsicher sind, um geschäftskritische Prozesse aufrechtzuerhalten. Zudem müssen die Mitarbeiter schnellstmöglich in der Lage sein, die neuen Tools und Systeme zu verstehen und anzuwenden. Die Trainings und Schulungen dazu lassen sich mit passenden Plattformen für Videokonferenzen, E-Learning und Remote Engagement digital abbilden.

3: Dezentral, aber sicher

Die Einführung neuer Infrastrukturen, Tools und Systeme führt unweigerlich dazu, dass in kurzer Zeit viele Daten migriert werden müssen. Dabei gilt es aber, die hohen Standards für Datenschutz und Datensicherheit nicht zu vernachlässigen. Für Unternehmen kommt es in diesem Fall darauf an, ein sicheres und performantes Arbeitsumfeld zu schaffen, um die Daten von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten zu schützen. Beim Umstieg auf mobiles und dezentrales Arbeiten sind hier aber nicht nur technische Details und der Einsatz geeigneter Hard- und Software zu beachten. Auch die Mitarbeiter müssen die Bedeutung von guter IT-Sicherheit für das Unternehmen verstehen und geschult werden. Zur Steigerung der Security Awareness in der Belegschaft eignen sich zum Beispiel interne Workshops, die Einführung von unterstützenden Tools und E-Learning-Plattformen mit Gamification-Ansatz oder auch unternehmensweite interne Kommunikationskampagnen, die für den sicheren Umgang mit Daten sensibilisieren.

4: Transformation

Die Krise ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Sie ist zugleich aber auch ein geeigneter Zeitpunkt, die eigene Organisation nachhaltig fit zu machen für Remote Work und Remote Collaboration. Dafür müssen nicht nur Ökosysteme und Infrastrukturen technologisch gewandelt werden. Es gilt in gleichem Maße, Mitarbeiter und Geschäftspartner bei der Transformation mitzunehmen und einzubeziehen. Das Ziel: neue Prozesse, agile Methoden und eine Kultur, die die agile Arbeitsweise trägt. Dafür braucht es zum einen Leitplanken für das virtuelle Arbeiten, die den Mitarbeitern Orientierung geben, aber gleichzeitig nicht zu eng geschnürt sein sollten, da sonst keine Kreativität entstehen kann. Darüber hinaus können Mitarbeiter bei der Transformation als Botschafter innerhalb des Unternehmens fungieren und den Wandel in die Organisation tragen. Eine der wichtigsten Maßnahmen ist der Abbau von Kommunikationshürden, etwa durch den Einsatz passender Plattformen und Collaboration-Tools, die Kommunikation und Teamwork in verteilten Teams überhaupt erst ermöglichen. Und nicht zuletzt fördert der Einsatz agiler Methoden wie Liberating Structures oder Working out Loud (WOL) den Wissenstransfer zwischen den Teams.

5: Neue digitale Lösungen

Die Corona-Krise ändert nicht nur den eigenen Geschäftsalltag vieler Unternehmen, sondern auch den ihrer Kunden. Der Markt benötigt neue Lösungen. Gerade in Situationen wie dieser gilt es, schnell zu reagieren und mit Innovationskraft die Stärken des Unternehmens auszubauen, neue digitale Plattformen, Produkte oder Services zu entwickeln oder mit neuen Ideen neue Geschäftsfelder für alternative Ertragsströme zu erschließen. Um schnell neue Lösungen am Markt zu platzieren, eignen sich agile Sprints, in denen Produkt- oder Service-Prototypen nach dem Prinzip des Minimum Viable Product (MVP) entwickelt und zur Marktreife gebracht werden. Das bedeutet, dass neue Lösungen iterativ in kurzen Entwicklungssprints von ein bis zwei Wochen zunächst unabhängig von etablierten Strukturen als Prototypen entwickelt und bei Erfolg in bestehende Strukturen sukzessive integriert werden. Mit Hilfe dieser Vorgehensweise können Unternehmen in kurzer Zeit auf sich verändernde Rahmenbedingungen am Markt und neue Bedürfnisse von Kunden reagieren, umgehend Nutzerfeedback einholen und ihre Lösungen auf dieser Basis stetig verbessern.

EXXETA steht für die einzigartige Verbindung von Business und IT mit Schwerpunkt in den Branchen Energy, Automotive und Financial Services. Als unabhängiges und mittelständisches Technologie- und Beratungsunternehmen bieten wir ganzheitliche innovative Lösungen: von der Unternehmens- und IT-Beratung über eigenentwickelte Softwareprodukte bis hin zur Konzeption und Umsetzung zukunftsweisender Strategien und neuer Geschäftsmodelle. Mit Hauptsitz in Karlsruhe beschäftigt EXXETA mehr als 750 Mitarbeiter an zehn Standorten in Deutschland (Berlin, Braunschweig, Düsseldorf, Frankfurt, Leipzig, Mannheim, München, Nürnberg, Stuttgart) sowie in Landesgesellschaften in der Schweiz und in der Slowakei.

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