PETRA-Schulungsplaner: Immer wissen, wer was (nicht) kann
Schulungssoftware „PETRA“ ermittelt aktuellen Bedarf, hilft bei Planung und Durchführung von Schulungsmaßnahmen und bietet umfassende Dokumentation.
Firmenwagen bekommen regelmäßig eine Inspektion, Maschinen werden nach festem Plan gewartet, IT-Programme bleiben mit Updates immer auf dem neusten Stand. Doch bei ihrem wichtigsten Kapital, den Mitarbeitern, sind viele Unternehmen oft erstaunlich ahnungslos und gleichgültig, was deren Kompetenzen und Qualifikationen betrifft: Wer braucht noch welche Schulung, wem fehlen benötigte Zusatzqualifikationen, wer hat das Traineeprogramm erfolgreich absolviert oder die vorgeschrieben Sicherheitsunterweisungen erhalten? Solche Fragen lösen in vielen Betrieben häufig umständliches Suchen in Personalakten oder schlimmstenfalls ratloses Schulterzucken aus – mit fatalen Folgen. Denn allzu oft bringen unkoordinierte Schulungsmaßnahmen und Fortbildungen die Personaleinsatzplanung und Arbeitsabläufe durcheinander, führen zu Personalengpässen und sorgen bei den Mitarbeitern für Frust, etwa bei Konflikten mit der Schicht- oder Urlaubsplanung.
Die meisten Unternehmen verwenden zur Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiterqualifikation eine Kombination aus Standard-Textprogrammen und Tabellenkalkulationen. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern erfüllt auch kaum noch die Anforderungen an eine konzeptionell zuverlässige, professionelle und transparente Personalentwicklung. Solche oft „selbstgestrickten“ Lösungen stoßen deshalb bei Ermittlung und Planung des ständig wachsenden Qualifizierungsbedarfs in der Praxis häufig an ihre Grenzen. Firmen verschenken so leichtfertig das Potenzial gut geschulter Mitarbeiter. Überdies droht Ärger, wenn der Überblick fehlt und verpflichtende Unterweisungen unbemerkt nicht erfolgt sind.
Zur Planung, Verwaltung, Dokumentation und Auswertung von Qualifizierungsmaßnahmen braucht es vielmehr leistungsfähige Software-Lösungen, die den ständig steigenden Anforderungen von Qualitätsmanagement-Systemen gerecht werden und gesetzlich vorgegebenen Standards für Sicherheitsunterweisungen und gesundheitlichen Vorsorgeuntersuchungen entsprechen. Eine der ersten am Markt verfügbaren Software dafür ist der von der Peter Thielen Industrieberatung vor mehr als 15 Jahren entwickelte, vielfach bewährte “ PETRA-Schulungsplane r“ (PETRA = Personalentwicklung und Training). Das Programm ermittelt die Qualifikationen der Mitarbeiter, plant, überwacht und dokumentiert durchgängig Schulungsmaßnahmen aller Art. Zusätzlich erstellt die Software eine aussagekräftige, leicht zu pflegende Qualifikations- und Schulungsdatenbank. Selbstverständlich werden die hohen Anforderungen und strengen Dokumentationspflichten der gängigen QM-Systeme (DIN ISO, VDA und TS 16949) erfüllt.
Mehr als 150 überwiegend zertifizierte Unternehmen in der Größenordnung von 25 bis 6000 Beschäftigte setzen den „PETRA-Schulungsplaner“ bereits erfolgreich ein. Zum Beispiel die Firma BORBET, renommierter Hersteller von Leichtmetallfelgen. „Mit PETRA haben wir sämtliche Schulungstermine deutlich besser im Griff als vorher“, sagt Christian Wuttke (Leiter Lohnbuchhaltung). „Und anhand der Kompetenzkarten können wir schnell und gezielt den notwendigen Schulungsbedarf erkennen.“
Die Programmfunktionalität von „PETRA“ ist einfach und schnell nachvollziehbar: Für jede Stelle im Unternehmen wird in einer übersichtlich strukturierten „Kompetenzkarte“ zunächst ein detailliertes Anforderungsprofil erstellt. Der Stelleninhaber wird in regelmäßigen Abständen individuell dahingehend bewertet, zu wie viel Prozent er dem Anforderungsprofil entspricht. Zu jedem Element des Profils können detaillierte Informationen über die einzelnen Arbeitsanforderungen hinterlegt werden, um auch so eine analytische und objektive Beurteilung gewährleisten zu können. „Wird durch die Bewertung ein Schulungsbedarf festgestellt, kann dem jeweiligen Stelleninhaber eine geeignete Qualifizierungsmaßnahme zugewiesen werden. Durch die farbliche Markierung können geplante und laufende Schulungstermine exakt überwacht und gesteuert werden“, erläutert Peter Thielen , der die Software maßgeblich entwickelt hat.
Die durchgeführten Schulungs- oder Trainingsmaßnahmen werden nach einer zeitlichen Frist vom Fachvorgesetzten auf „Wirksamkeit“ überprüft. Aber auch der geschulte Mitarbeiter wird aufgefordert, die von ihm absolvierte Schulungsmaßnahme differenziert zu bewerten. Darüber hinaus erfasst das Programm eventuell vorhandene Qualifizierungslücken bei längjährig Beschäftigten, die durch organisatorische Veränderungen (Stellenumbesetzungen) oder Einsatz neuer Technologien entstanden und bislang unentdeckt geblieben sind. Mit maßgenauen Zusatzqualifizierungen können so brachliegende, wertvolle Leistungspotenziale erfahrener Mitarbeiter wieder abgerufen werden.
Inhalte geplanter und durchgeführter Schulungen werden problemlos dokumentiert und archiviert. So können auch neu eingestellte oder umgesetzte Mitarbeiter gezielter und somit schneller in ihre neue Arbeitsumgebung integriert werden. Schließlich lassen sich per Mausklick die aktuellen Qualifizierungsgrade aller Abteilungen abrufen und miteinander vergleichen. Personalverantwortliche sehen damit auf einen Blick, in welchen Bereichen aktuell oder mittelfristig Handlungsbedarf für die Mitarbeiter besteht.
Um auch die betriebswirtschaftliche Seite der Mitarbeiterqualifizierung bewerten zu können, werden Zeitaufwand und Kosten der durchgeführten und geplanten Schulungen ebenfalls erfasst. PETRA unterstützt Unternehmen auch bei der verpflichtenden „Sicherheitsunterweisung“ ihrer Mitarbeiter zu Gefahren am Arbeitsplatz: Gefahrenpunkte sowie die erforderlichen Verhaltensweisen zur Unfallverhütung und Gefahrenvermeidung werden in einem Formular aufgelistet, das von den Absolventen der Sicherheitsunterweisung unterzeichnet werden muss. Der Schulungsplaner überwacht, erfasst und dokumentiert darüber hinaus auch die gesetzlich angeordneten medizinischen Vorsorgeuntersuchungen der Mitarbeiter.
Joachim Dangelmeyer M.A.
Technische und betriebswirtschaftliche Industrieberatung
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