Die Einführung einer mobilen Softwarelösung zur professionellen Erfassung von Mängeln – hört sich gut an, aber bringt das wirklich etwas? Oder lohnt der (vermeintliche) Aufwand hinterher doch nicht?
Rainer David, Geschäftsführer des Softwarehauses DOCby.net GmbH aus Braunschweig, wird häufig mit diesen Fragen konfrontiert. Aus seiner langjährigen Praxis kann er folgendes berichten:
Trugschluss 1: „Professionelles Mängelmanagement bringt keine wirkliche Ersparnis“
Rainer David: „Im digitalen Zeitalter ist es erschreckend, dass noch immer tausende von Mängeln mit Klemmbrett, Digitalkamera und Maßband erfasst werden. Bilder von Mängeln können nicht in Exceldateien eingefügt werden und der Nachbearbeitungsaufwand im Office ist erheblich. Mit einem professionellen Mängelmanagement profitieren Sie von einem Einsparungspotenzial von bis zu 57 % gegenüber der üblichen Nachbearbeitungszeit.“
Trugschluss 2: „Das Aufnehmen eines Mangels geht doch ganz schnell…“
Für die althergebrachte Mängelaufnahme mit Klemmbrett & Co. benötigen Sie 5 Minuten für die Erfassung des Mangels vor Ort und etwa 8 Minuten für das Herunterladen von Bild und Text im Office bzw. für die Zuordnung von Sprachnotizen. Die Nachbearbeitung der Berichte und die Auswertung in Word / Excel nimmt im Schnitt 17 Minuten in Anspruch, danach erfolgt die Verteilung der Information über E-Mail und Papier. Somit werden pro Mangel etwa 35 Minuten benötigt – von wegen „ganz schnell“. Mit einem professionellen Mängelmanagementsystem sparen Sie hingegen Zeit und Geld.“
Trugschluss 3: „57 % Einsparungspotenzial sind doch rein hypothetisch“
Rainer David: “ 57 % Einsparungspotenzial sind keineswegs hypothetisch , sondern Realität. Nehmen wir an, die Erfassung des Mangels vor Ort dauert wiederum 5 Minuten. Diesmal sind Sie jedoch mit einem einzigen Werkzeug auf der Baustelle oder in einer Immobilie unterwegs: mit Ihrem mobilen Endgerät. Hiermit nehmen Sie nun die Synchronisation der aufgenommenen Daten vor (über WLAN oder Internet, Dauer etwa 2 Minuten). Im Office ergänzen Sie die Berichte (6 Minuten) und erstellen und verteilen die Informationen in Form von fertigen Berichten über das System (Dauer: 2 Minuten). Mit einem professionellen Mängelmanagementsystem arbeiten Sie effizient und wirtschaftlich, pro Mangel benötigen Sie nur noch etwa 15 Minuten. Dies entspricht einer Zeitersparnis von 20 Minuten pro Mangel, also besagten 57 %.“
Trugschluss 4: „So ein System kostet so viel, das gleicht den Vorteil wieder aus“
Rainer David: „Rechnen wir das ganze einmal durch. Bei 58 Euro Mittellohn entsprechen 20 Minuten Zeitersparnis 19 Euro. Nehmen wir an, die Investition in ein professionelles Mängelmanagementsystem kostet Sie 60 Euro pro Nutzer im Monat, wenn zehn Ihrer Mitarbeiter mit dem System unterwegs sind. Der Einsatz eines Mängelmanagementsystems lohnt sich also schon bei der Bearbeitung von nur 3 Mängeln pro Nutzer im Monat. Wenn der Aufwand des Mängelmanagements Ihrer Mitarbeiter somit länger als 2 Stunden pro Monat beträgt (dies entspricht 6 Minuten pro Arbeitstag), lohnt sich der Einsatz eines professionellen Mängelmanagmentsystems.“
Trugschluss 5: „Das sind nur leere Rechenexempel. Gibt es hierfür auch Belege?“
Rainer David: „Selbstverständlich gibt es hierfür Belege. Unzählige zufriedene Nutzer von professionellen Mängelmanagementsystemen sind der Beweis. Sie loben die reibungslose Integration von großen Datenmengen aus bereits bestehenden Systemen. Weiterhin schätzen sie die kurze Einarbeitungs- und Umgewöhnungszeit sowie die große Anwenderfreundlichkeit der Mängelmanagementsysteme. Individuelle Anpassungen sind schnell umsetzbar und die standortübergreifende Zusammenarbeit wird entscheidend verbessert. Zudem gehören Medienbrüche der Vergangenheit an.
Wenn nun noch der persönliche Bezug zum Softwarehaus hervorragend ist und die Kunden sich durch das gesamte Team gut betreut fühlen, sprechen sehr viele Faktoren für die Einführung eines professionellen Mängelmanagementsystems !“
DOCby.net GmbH
– auf die Energie-, Bau- und Immobilienbranche spezialisiertes Software- und Beratungshaus aus Braunschweig
– Entwicklung, Vermarktung und Vertrieb von internetbasierten und mobilen Softwarelösungen
– zur Dokumentation, Organisation und zum Controlling von komplexen Projekten
Kernprodukte:
– DOC.project: Projektkommunikationssystem DOC.project zur optimierten Kommunikation im Bereich Plan- und Dokumentenmanagement
– DOC.mobile: mobile Anwendung DOC.mobile zur Erfassung und Verarbeitung von Informationen jeglicher Art (Mängelmanagement, Bautagebuch, TDD, SiGeKo etc.)
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