Vertrags- und Rechnungsmanagement mit SharePoint optimieren

In vielen Unternehmen ist Microsoft SharePoint in Windows Serverfarmen bereits installiert oder vorbereitet. Durch Drittanbietererweiterungen kann SharePoint nun auch komfortabel zur Optimierung von Arbeitsabläufen im Bereich Vertrags- und Rechnungsmanagement genutzt werden. Dabei können alle Daten ausgewählter Workflows in Sharepoint abgebildet und in nachgelagerte Zentralsysteme wie SAP per Schnittstelle überführt werden. In der Kombination Sharepoint und SAP wird ein transparenter und effizienter Workflow hergestellt, der deutliche Verbesserungen im Ablauf beinhaltet und zudem durch den Wegfall multipler Logins und Berechtigungen schneller und kostengünstiger ist.

Vor dem Hintergrund, dass in deutschen Unternehmen jährlich über 30 Milliarden Rechnungen versendet werden, können hier signifikante Kosteneinsparungen erzielt werden. Erfahren Sie in unserer Whitepaper-Sammlung, wie Sie mit intelligenten SharePoint-Lösungen Kosten sparen und den Workflow optimieren.

Inhalt: 4 Whitepaper mit 10 bis 39 Seiten DIN A4.

Um im Wettbewerb bestehen zu können, sind Unternehmen auf schlanke Prozesse und eine optimale Nutzung der Ressourcen angewiesen. Betrachtet man relevante Geschäftsprozesse, verursachen speziell Rechnungseingangsprüfung und -abwicklung hohe Kosten. Lange Durchlaufzeiten, manuelle Bearbeitungen, uneinheitliche Ablagesysteme, unterschiedliche Ordnungskriterien, komplexe Freigabeprozesse sowie unterschiedliche Preis- und Konditionsstrukturen des Rechnungsstellers verursachen hohe Verwaltungskosten und teilweise Skontoverluste.

Henrichsen bietet für die automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung – egal die Rechnungen in Papierform oder digital in Ihrem Unternehmen eingehen – ausgereifte und ganzheitliche Lösungen. Von der Erfassung, Extraktion, Klassifi kation bis hin zur revisionssicheren Archivierung bilden wir den gesamten Prozess ab und sorgen für eine nahtlose Integration zu ERP-Systemen wie etwa SAP und Microsoft Dynamics NAV.

Originalauszug aus dem Dokument:

Der Prozess

Erfassung

In diesem Schritt werden papierbasierte Rechnungen nach Vorbereitung – z.B. Aufbringung eines Barcodes – mittels eines Scanners digitalisiert. Bereits digital gesendete Rechnungen, meist per E-Mail mit Anhang als PDF mit qualifi zierter Signatur, werden direkt aus dem E-Mail-Postfach nach der automatischen Signaturprüfung in den Erkennungsprozess eingesteuert.

Extraktion

In einem zweiten Schritt wird der gesamte Inhalt der Rechnung ausgelesen und über ein intelligentes Regelwerk die relevanten Daten extrahiert. Das bedeutet, dass die Lösung anhand der vom Beleg ausgelesenen Daten, die zur Buchung notwendigen Informationen, inklusive der Rechnungspositionen, ermittelt.

Klassifikation

Anschließend erfolgt die Prüfung auf formelle Richtigkeit und steuerliche Aspekte. Für international agierende Unternehmen hat HENRICHSEN ein spezielles VAT-Modul entwickelt, eine Lösung zu vollständigen Prüfung von Eingangsrechnungen nach landesspezifischen Umsatzsteuergesetzen. HENRICHSEN Invoice VAT unterstützt Anwender bei der korrekten Verbuchung der Mehrwertsteuer (Value added Tax) und sichert dem Unternehmen Steuervorteile.

In einem weiteren Prozessschritt werden Bestell- und Rechnungsdaten mit den im ERPSystem hinterlegten Daten abgeglichen und – bei einer Übereinstimmung – erfolgt sofort eine „Dunkelbuchung“ (kein manueller Eingriff mehr notwendig) und die Belege erscheinen erst beim Zahllauf wieder beim entsprechenden Sachbearbeiter. Über eine Schnittstelle werden die Buchungsdaten im System vorerfasst und im revisionssicheren Archiv automatisch abgelegt. Liegt keine Übereinstimmung mit den Daten im ERPSystem vor, werden die Rechnungen einem Genehmigungs- und Freigabe-Workflow übergeben.