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StartAktuell70% Zeitersparnis durch den Einsatz von IBM Cognos Analytics

70% Zeitersparnis durch den Einsatz von IBM Cognos Analytics

Osnabrück (btn/Sievers-Group) – nox NachtExpress setzt auf automatisiertes Reporting. Eine schnelle Zustellung von Ersatz- und Maschinenteilen: Nacht für Nacht ist nox NachtExpress im Einsatz und liefert Sendungen an Empfänger aus unterschiedlichen Branchen noch vor Arbeitsbeginn aus.

Dabei transportiert das Unternehmen bis zu 160.000 Packstücke in einer Nacht – ein enormer Logistikaufwand. Jede Sendung wird mehrmals gescannt, alle Informationen werden zentral gesammelt und verwaltet. Um aus dem zunehmenden Datenvolumen nützliche Informationen für die Unternehmenssteuerung zu generieren, verwendet nox NachtExpress die Business-Intelligence(BI)-Suite IBM Cognos Analytics der SIEVERS-GROUP. Damit sind die Mitarbeiter in der Lage, Daten mit hohem Informationsgehalt individuell zu visualisieren und zu analysieren. Die Software aktualisiert Berichte mehrmals täglich und stellt diese innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung. So erzielt nox NachtExpress eine Zeitersparnis von 70% für die Reporterstellung.

nox NachtExpress liefert Nacht für Nacht Sendungen an Empfänger aus unterschiedlichen Branchen noch vor Arbeitsbeginn aus. (Bild: Sievers-Group)

Nachts, wenn alles schläft, ist nox NachtExpress aktiv. Das Unternehmen verfügt über das leistungsstärkste Nachtexpress-Netzwerk Europas und bietet zahlreichen Kunden aus unterschiedlichen Branchen eine Zustellung von Materialien sowie Ersatzteilen noch vor Beginn des nächsten Arbeitstages an. Ob Dichtungsring und Motorblock für die Automobilindustrie, Materialien für den medizinischen Bereich oder Ersatzteile für die Landwirtschaft – es gibt weder Maß- noch Gewichtsbeschränkungen für die Lieferung. nox NachtExpress ist eine Marke der Innight Express Germany GmbH. Der Logistikexperte beschäftigt in Deutschland rund 870 Mitarbeiter an 23 Standorten. Weitere Depots befinden sich in Österreich, den Niederlanden und Belgien sowie zusätzliche Partnerstandorte im europäischen Ausland. Mit insgesamt rund 2.600 Fahrzeugen liefert nox NachtExpress jede Nacht bis zu 160.000 Packstücke aus.

IT-Lösung für effizientes Reporting gesucht

„Wir waren auf der Suche nach einer geeigneten Business-Intelligence-Lösung, um unser Reporting zu optimieren“, sagt Domenika Nowak, Direktor Controlling und Administration bei nox NachtExpress. Denn die Datenbeschaffung und -konsolidierung mit dem klassischen Transportinformationssystem auf Excel- und Access-Basis war umständlich, fehleranfällig und extrem zeitaufwändig. Die Mitarbeiter einzelner Fachabteilungen hatten keine Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen oder Daten anzupassen. Die Informationsbereitstellung erfolgte komplett durch die IT-Abteilung und wurde zentral gesteuert. Daten mussten mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden und es kostete sehr viel Zeit, wichtige Unternehmenskennzahlen bereitzustellen und zu visualisieren. Eine Datentransparenz war nicht gegeben und es kam teilweise zu Datenabweichungen. „Wir wandten uns an verschiedene IT-Unternehmen, um diese Probleme zu lösen“, erklärt Domenika Nowak. „Die SIEVERS-GROUP punktete mit ihrer jahrelangen Erfahrung sowie einem überzeugenden Preis-Leistungs-Verhältnis.“

Das IT-Systemhaus aus Osnabrück erhielt den Auftrag, eine zentrale, standardisierte Reporting-Lösung für die Fachbereiche Business Controlling, Operations Controlling und Kundenservice zu schaffen. Diese Lösung sollte automatisiert Berichte erstellen und es den Anwendern ermöglichen, auf eine Vielzahl von Informationen zuzugreifen sowie Ad-hoc-Analysen durchzuführen. Gefordert wurde eine einheitliche Datenquelle für alle Abteilungen.

Self Service und automatisierte Datenbereitstellung

Die SIEVERS-GROUP implementierte ihre Business-Intelligence-Lösung IBM Cognos Analytics in Verbindung mit einem Data Warehouse. Datenstrukturen und Auswertungsgrundlagen des Bereichs Business Controlling wurden für andere Fachbereiche adaptiert. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen greifen zum Teil auf dieselben Datenquellen zu. „Die einzelnen Mitarbeiter sind in der Lage, eigenständig Informationen zu erstellen und einzusehen, die zur Prozesssteuerung notwendig sind“, sagt Jörn von der Haar, Teamleiter Sales bei der SIEVERS-GROUP. „Das ist Self Service, wie wir ihn verstehen.“ Im Bereich Business Controlling geben die Berichte beispielsweise wöchentlich Auskunft über Umsatz und Transportkosten. Die Geschäftsleitung erhält in einem „weekly flash report“ grundlegende Daten der Unternehmensentwicklung sowie unter anderem eine Hochrechnung zum Geschäftsergebnis. Hinterlegte Zeitpläne stellen die tägliche Zusendung an die Geschäftsführung zu einer bestimmten Uhrzeit sicher. Im operativen Bereich informieren Reports die Mitarbeiter über die Anzahl der versendeten Packstücke, der Stopps und der Touren sowie über die Transportkosten. Auch im Kundenservice erfolgt über IBM Cognos Analytics eine automatisierte Reporterstellung. Mitarbeiter erhalten Antworten auf die Fragen: Wie viele Packstücke wurden zu welcher Uhrzeit geliefert? Wie wurden diese verarbeitet? Auf dieser Basis können Kunden dann im nächsten Schritt beispielsweise täglich oder wöchentlich eine Information über die Zustellung ihrer Packstücke erhalten.

Aktuelle Berichte innerhalb weniger Sekunden

Alle Datenquellen werden in einer neuen Datenbank, dem Data Warehouse, zusammengeführt. IBM Cognos Analytics greift die Daten aus dem Data Warehouse ab und stellt sie in Form von Reports zur Verfügung. Dabei stellt das Reporting-Frontend IBM Cognos Analytics eine automatisierte Zustellung an entsprechende Zielgruppen sicher und bietet den Anwendern die Möglichkeit, Ad-hoc-Analysen durchzuführen. Diese sind innerhalb weniger Sekunden verfügbar. Die Drag-and-Drop-Technik der Software ist sehr anwenderfreundlich und einfach. Das Data Warehouse aktualisiert die Daten jede Nacht und mehrmals täglich, zum Teil sogar stündlich („near real time“). Im operativen Bereich beispielsweise erfassen die Mitarbeiter die nächtlichen Kosten bis 13 Uhr am Folgetag, anschließend folgt der Aktualisierungsprozess. Buchhalterische Daten werden ab 18 Uhr zur Verfügung gestellt. Je nach Bedarf können die aktualisierten Informationen demnach zu unterschiedlichen Zeiten abgerufen werden.

Großes Datenvolumen und komplexe Prozesse

Die Herausforderung in diesem Projekt bestand in dem zu verarbeitenden Datenvolumen, kombiniert mit der geforderten Analyse nahezu in Echtzeit. Die Datenmenge von 500 Gigabyte muss in Echtzeit bearbeitet und in IBM Cognos Analytics bereitgestellt werden. Da jedes Packstück von der Abholung bis zur Zustellung mindestens 15-mal gescannt wird, ergibt das bei einer Gesamtanzahl von bis zu 160.000 Lieferungen pro Nacht ein großes Datenvolumen. Jeder einzelne Paket-Scanvorgang mit Informationen zu Sender und Empfänger sollte nahezu in Echtzeit abrufbar sein. Üblich ist sonst ein Tages- oder Halbtagesversatz: Das System stellt zweimal am Tag aktuelle Infos bereit. Häufig wird die Nacht dann für den Ladevorgang genutzt, da ein solcher Prozess zwei bis vier Stunden dauern kann. „Wir haben die Anforderungen von nox NachtExpress zu 100% erfüllt: Die Daten werden alle drei Stunden aktualisiert und mit den konsistenten Informationen aus dem Data Warehouse kombiniert“, so Jörn von der Haar. „Mit IBM Cognos Analytics schaffen wir eine geeignete Performance, um sämtliche Belange der Mitarbeiter abdecken zu können.“ Während der gesamten Phase der Implementierung erfolgte eine enge Zusammenarbeit der SIEVERS-GROUP mit nox NachtExpress. „Wir lieferten den fachlichen Input und die SIEVERS-GROUP übernahm die technische Umsetzung“, erklärt Domenika Nowak. „Unser System hebt sich von klassischen Prozessen in produzierenden Unternehmen ab und ist sehr komplex – Scanzeiten, Stopp-Anzahl und rückwirkende Angaben mussten umfassend berücksichtigt werden.“

Deutliche Zeitersparnis beim Reporting

Durch die Installation der Business Intelligence-Lösung von der SIEVERS-GROUP profitiert nox NachtExpress von einer deutlichen Zeitersparnis bei der Datenkonsolidierung, -aufbereitung und -verteilung. „Für die Reporterstellung sparen wir 70% der Zeit ein im Vergleich zur klassischen Berichterstellung“, betont Domenika Nowak. „Das entlastet enorm und ermöglicht uns eine intensivere Beschäftigung mit wichtigen Themen wie der Unternehmensplanung und -steuerung.“ Daten müssen nicht mehr umständlich aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt und manuell in Excel aufbereitet werden. Automatisiert erfolgt die Weiterleitung von Informationen über Reports. Die Datenübertragung ist absolut sicher. Die manuelle Übertragung von Daten aus und in Excel-Tabellen ist dagegen fehleranfällig. Zahlen können vertauscht, Formeln falsch angewandt werden. Mit der Nutzung von IBM Cognos Analytics gehören diese Fehler der Vergangenheit an. Daten lassen sich leicht verifizieren, Analysen sind genau und Ergebnisse belastbar. Im Reporting-Frontend werden die Informationen übersichtlich dargestellt und liefern einen unternehmerischen Gesamtüberblick. Dabei ermöglicht das fachübergreifende Analysetool eine reibungslose Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche und die optimale Nutzung gemeinsamer Inhalte.

Szenarien simulieren und Prognosen erstellen

Momentan erstellen die Beschäftigten von nox NachtExpress über IBM Cognos Analytics hauptsächlich standardisierte Reports und gleichen diese noch mit den Ergebnissen aus dem Excel-basierten System ab. „Die Mitarbeiter nutzen vor allem das klassische Reporting“, erklärt Jörn von der Haar. „Allerdings stellen wir auch Überlegungen an, interaktive Dashboards einzusetzen, um Key-Performance-Indikatoren und weitere Unternehmenszahlen optimal zu visualisieren.“ Angedacht ist in naher Zukunft auch eine Erweiterung des Management-Informationssystems um eine Planungskomponente wie IBM Planning Analytics. Das Planungswerkzeug ist eine geeignete Grundlage, um Analysemodelle und Simulationen zu erstellen und damit bessere Resultate für Prognosen zu erzielen.


Über die SIEVERS-GROUP: Die SIEVERS-GROUP bietet seit 30 Jahren anspruchsvolle IT-Lösungen in den Bereichen betriebswirtschaftliche Software, Infrastruktur und Telekommunikation. Als Full-Managed-Service-Dienstleister liefert das IT-Architekturhaus sämtliche Lösungen aus einer Hand. Oberstes Ziel ist die Entwicklung ganzheitlicher IT-Architekturen, die alle individuellen Kundenanforderungen berücksichtigen, Geschäftsprozesse verschlanken und dabei immer dem Grundsatz der Nachhaltigkeit genügen. Zu den Kernkompetenzen zählen insbesondere innovative Outsourcing-Modelle und Managed Services, wie zum Beispiel die eigene Cloud-Lösung, mit der Unternehmen ihre IT in Teilen oder auch vollständig auslagern können. Die SIEVERS-GROUP ist bundesweit an vier Standorten vertreten und beschäftigt zurzeit mehr als 330 Mitarbeiter. Hauptsitz ist Osnabrück.

 

Jens Breimeier
Jens Breimeier
Jens Breimaier kümmerte sich im Business.today Network um Redaktion und Business Development. Er hat über 20 Jahre Erfahrung im Publishing- und Mediabusiness, u.a. Burda, Verlagsgruppe Milchstraße und Vibrant Media: "Ich arbeite mit Brands, Agenturen, Startups und Publishern im Online-Business und unterstütze sie beim Wachstum ihres Geschäfts sowie beim Aufbau von Know-How und Netzwerken. Meine Erfahrung als Business Developer und im Publishing, sowie bei der Umsetzung von komplexen Aufgabenstellungen geben mir eine fachliche Basis und Kompetenz, die ich weiter geben möchte."
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