Seit einiger Zeit ist der Begriff ZUGFeRD in aller Munde. Doch wird damit wirklich die Effektivität in der Finanzbuchhaltung erhöht?
Bad Homburg, 25.April 2016 – nicht ohne Grund verbreitet sich die Digitalisierung von Rechnungen, denn das Verfahren spart Porto, Druck, Papier und vor allem Zeit. Noch effizienter wird der Rechnungsversand im ZUGFeRD-Format.
Hinter dem Begriff ZUGFeRD verbirgt sich das Akronym für Zentraler User Guide (ZUG) des Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Dabei handelt es sich um eine einheitliche Spezifikation für elektronische Rechnungen in Form ein PDF/A-Datei ( siehe Whitepaper zu dem Thema ZUGFeRD ). Das Rechnungsformat ermöglicht das standardisierte Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Eine bis dato übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) zwecks Extraktion der Rechnungsdaten kann somit langfristig entfallen.
Durchschnittlich 60 % Einsparungen durch ZUGFeRD
Laut einer Kalkulation des Bundeswirtschaftsministeriums (BMWi) sparen Unternehmen mit ZUGFeRD im Durchschnitt 60 % der Aufwände für die Rechnungsverarbeitung – konkret 9,27 EUR pro Rechnung (durch vereinfachtes Papierhandling, Wegfall von Portokosten, einfachere Prüfung, Vorkontierung, Verbuchung und Ablage der Rechnungen).
noeske netsolutions hat die ZUGFeRD-Schnittstelle neuerdings vollständig in das Zusatzmodul noeske invoice (Eingangsrechnungslösung) seiner modularen DMS-Webapplikation noeske webdms , integriert. Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format werden dazu aus einem E-Mail-Postfach abgeholt und die in das PDF eingebetteten Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen (inklusive Überprüfung gesetzlichen Anforderungen gemäß § 14 UStG). Im Anschluss wird in noeske invoice die Eingangsrechnungsprüfung gestartet, wobei die Rechnungen innerhalb von noeske webdms u.a. die Kontierung, sowie eine fachliche Prüfung und Freigabe durchlaufen und anschließend als kompletter Buchungsdatensatz an die Finanzbuchhaltung übergeben (per Standard-Schnittstelle noeske connect ).
Über noeske netsolutions
noeske netsolutions hat sich darauf spezialisiert, Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen für den konkreten Kundenbedarf und die entsprechenden Geschäftsprozesse zu entwickeln.
Eine große Anzahl realisierter DMS-Projekte in den letzten 20 Jahren zeugen vom umfangreichen Know-how und der Praxiserfahrung der Mitarbeiter an den beiden Standorten in Bad Homburg (Zentrale) und Sinntal (Entwicklung). Seit 1994 steht noeske netsolutions für Zuverlässigkeit und Kontinuität in der Betreuung aller Projekte. Am 01.12.2001 wurde das Unternehmen als reines DMS-Unternehmen gegründet und zum 01.01.2003 in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung umgewandelt. Heute zählen sowohl kleine und mittelständische Unternehmen, als auch weltweit agierende Konzerne wie Abbott/AbbVie, American Express oder Lufthansa zu unserem langjährigen Kundenstamm und zu den Nutzern von noeske webdms.
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